Notion, qué es, ventajas y desventajas

Ya hemos visto herramientas fantásticas para organizar tareas y proyectos como son Trello o Asana. Incluso tenemos un post hablando de apps de productividad.

Sin embargo, siempre hay espacio para que llegue una nueva herramienta y se haga tremendamente popular de la noche a la mañana. Ese es el caso de Notion, una aplicación que en pocos años se ha vuelto la favorita de los amantes de la productividad, la gestión de tareas, colaboración entre miembros del equipo, bases de datos, etc.

Pero ¿de dónde viene tanto éxito?, ¿es realmente útil o es solo una moda pasajera? Vamos por partes.

Qué es Notion y para qué sirve

Notion tiene el aspecto de una aplicación sencilla para tomar notas, pero cuando investigas un poco más, te das cuenta de todo lo que puedes hacer:

Tomar notas y crear documentos: Puedes crear notas y documentos de texto enriquecidos con formateo, imágenes y enlaces.
Hacer seguimiento de tareas y proyectos: Te permite crear listas de tareas y asignar tareas a ti y a otros usuarios, y hacer seguimiento del progreso y el estado de las tareas.
Crear bases de datos: Puedes crear bases de datos para almacenar y gestionar información. Puedes utilizar bases de datos para llevar un registro de clientes, proyectos, tareas o cualquier otra cosa que necesites.
Base de conocimiento: Notion te permite organizar tus notas y documentos en un árbol de páginas y sub-páginas, lo que te permite tener una visión general de toda tu información y acceder a ella de manera rápida y sencilla.
Crear una web sencilla: permite crear páginas web y sitios web completos. Puedes utilizar Notion para crear páginas web estáticas o dinámicas, dependiendo de tus necesidades. Por ejemplo, crear una página web de portafolio, una página web de proyectos o una página web de noticias.
Colaborar en equipo: Notion te permite colaborar en tiempo real con otros usuarios en tus notas y documentos, lo que hace que sea ideal para trabajar en equipo.
Integraciones: Notion ofrece integraciones con una amplia variedad de aplicaciones y servicios, como Google Drive, Trello, Slack y muchos más, lo que te permite utilizar Notion como una plataforma central para gestionar tu trabajo y tu vida.

Qué son las plantillas de Notion

Las plantillas de Notion se han hecho muy populares. Incluso hay gente ganando grandes sumas de dinero creando y vendiendo estas plantillas.

Las plantillas de Notion son diseños predefinidos que puedes utilizar para empezar de forma rápida con Notion. Las plantillas te proporcionan una estructura y un formato ya creados para que puedas comenzar a trabajar de manera más rápida y sencilla.

Notion ofrece una amplia variedad de plantillas, tanto gratuitas como de pago, que van desde listas de tareas y tablas de seguimiento de proyectos hasta bases de datos de recetas y herramientas de planificación de viajes. Puedes utilizar las plantillas de Notion tal como están o personalizarlas para adaptarlas a tus necesidades específicas.

Qué son los bloques de Notion

Los bloques son una de las principales características de Notion y se utilizan para crear páginas y bases de datos. Cada bloque representa una pieza de contenido, como un párrafo de texto, una imagen, una tarea o una entrada en una base de datos.

Puedes utilizar bloques para crear una amplia variedad de contenidos, como notas, documentos, listas de tareas, tablas y bases de datos. Los bloques se pueden organizar y formatear de diferentes maneras para adaptarse a tus necesidades y preferencias.

bloques de notion — Presionando la tecla / se muestran todos los bloques disponibles

Uno de los aspectos más interesantes de los bloques es que puedes anidarlos unos dentro de otros para crear estructuras más complejas y jerárquicas. Por ejemplo, puedes anidar una lista de tareas dentro de un párrafo de texto o una imagen dentro de una tarea. Esto hace que sea fácil crear contenidos complejos y bien estructurados con Notion.

Ventajas de Notion

Algunas ventajas que han hecho a Notion ganar en popularidad a otras aplicaciones:

Mayor versatilidad: Es una herramienta muy versátil que puede ser utilizada para muchas cosas diferentes. Esto la hace ideal para una amplia variedad de usuarios y usos.
Diseño atractivo: Notion tiene un diseño atractivo, minimalista y fácil de usar, lo que hace que sea agradable trabajar con ella.
Plantillas: Las plantillas son quizás la clave del éxito de Notion. Casi cualquier documento o aplicación que necesites para organizar tu trabajo o tu vida está ya creado como plantilla.
Aplicación para escritorio y móvil. Tienes aplicaciones para cualquier dispositivo (excepto para Linux) que te permiten trabajar mucho más rápido.
Extensión para navegador. Puedes llevar cualquier enlace o texto a Notion en un par de clics desde la extensión para navegador (Notion Web Clipper).
Precio. Es gratis para uso personal y con funciones limitadas para trabajar en equipo. Con precio muy razonable si necesitas más funciones y opciones.

Ventajas frente a Trello o Asana

Trello y Asana son nuestras aplicaciones favoritas para gestionar tareas. Sin embargo, hay que admitir que Notion tiene algunas ventajas sobre ellas:

Posibilidad de hacer webs sencillas. En Trello puedes compartir de forma pública tus tableros, pero eso dista mucho de ser una web.
Curva de aprendizaje. Notion permite empezar a trabajar de forma más rápida sin conocer la aplicación. Mientras que Asana necesita algo más de tiempo para aprender a manejarla.

Desventajas frente a Trello o Asana

Trello permite subir archivos de hasta 10MB cada uno, Asana de hasta 100MB y Notion solo de 5MB (datos de las versiones gratuitas)
Tanto Trello como Asana tienen planes gratuitos más generosos para trabajar en equipo.

precios de notion — Precios de Notion en el momento de publicar este post

Desventajas de Notion

Hay pocas desventajas que le hayamos encontrado a Notion:

No está disponible en español. Sin embargo, si puede encontrarse en otros idiomas como alemán o coreano. Cosa que nos enfada un poco.
Falta de rendimiento. En la versión online el trabajo es algo más lento que si tienes instalada la aplicación en el ordenador o el móvil.
Diseño. Las opciones para dar diseño a tus documentos o sitios web son muy limitadas. Notion prefiere que te mantengas dentro del minimalismo.
Seguridad. Debido a su capacidad para compartir tus documentos en público, debes estar atento a que no expones ninguna información relevante como contraseñas o datos de clientes.
Poco conocida en los países de habla hispana. Notion es relativamente poco conocida en las empresas de habla española. Por lo que no aportará mucho a tu curriculum.

Veredicto final

Personalmente, voy a seguir utilizando Trello para mis proyectos personales y Asana para proyectos grandes donde colaboro con otras personas.

Donde sí encuentro útil a Notion es en una empresa donde se manejen varios tipos de documentos y datos y se comparta mucha información entre compañeros. Por ejemplo empresas de creación de contenidos. En ese caso, Notion puede ser la solución perfecta.