Asana ventajas y desventajas

Asana ventajas y desventajas

En este post vamos a analizar la herramienta para la gestión de proyectos, Asana. Veremos también las ventajas y desventajas para que puedas elegir entre usar esta aplicación u bien otras alternativas como Trello.

Si eres emprendedor, trabajador freelance o simplemente quieres organizar proyectos con otras personas, necesitas hacerlo de forma profesional.

Una buena aplicación de gestión de proyectos va a marcar la diferencia entre un equipo bien organizado y el caos absoluto.

Puedes estar pensando que esto solo es necesario para equipos grandes y proyectos complejos. Nuestro consejo es el siguiente:

Cuanto antes empieces en tu carrera a gestionar proyectos de forma profesional, antes llegarás a tus objetivos.

Cualquiera que haya experimentado éxito profesional te dirá que una parte fundamental es la planificación y trabajar de forma profesional. Cuanto antes descubras los mejores flujos de trabajo, procesos y prácticas, más problemas te quitarás de encima.

Asana es una aplicación de gestión de proyectos y tareas como muchas otras disponibles en el mercado. Sin embargo, se ha hecho muy popular en los últimos años. Si quieres saber de donde viene esa popularidad sigue leyendo.

Por qué necesitas un gestor de proyectos como Asana

Asana está diseñada para que necesites el mínimo tiempo posible para saber en qué estado se encuentra un proyecto. Han hecho un gran trabajo en el diseño de su interfaz para hacer las cosas fáciles. Sin embargo nos gusta destacar los problemas que vas a evitar si usas un gestor de proyectos visual como Asana:

  • Ningún miembro del equipo podrá decir qué desconocía una tarea asignada a él. Asana se encarga de mantenerle al tanto de sus tareas asignadas.
  • Podrás calcular mejor cuanto tiempo vas a tardar en hacer un proyecto. Tendrás una imagen más clara de qué tareas son necesarias para pasar a la siguiente tarea.
  • Sabrás si has calculado bien el presupuesto del proyecto. Puedes medir las horas dedicadas a cada tarea con una herramienta de time tracking que se integre con Asana.
  • Tendrás todos los documentos, archivos y conversaciones en un mismo lugar.
  • Podrás evitar el uso intensivo del email para gestionar tareas.
  • Nadie accederá a información y datos que no debe ver. Podrás configurar el nivel de acceso de cada usuario

Una vez que un proyecto ha sido configurado y las tareas delegadas, conocer la etapa actual de una tarea, como de cerca o lejos está de ser completada, no sólo te ayuda a mantener el control del proyecto, sino que también te permite tomar decisiones urgentes. Más importante aún, tendrás una mayor sensación de control y reducirás el estrés.

Ventajas de Asana

Primero vamos a ver los pros y ventajas de usar Asana punto por punto.

Fácil y rápido de aprender a usar

El equipo de Asana ha hecho un gran trabajo diseñando y mejorando su producto para que sea fácil de usar. Incluso un usuario con pocas habilidades técnicas puede hacerse con él.

Sin embargo, una cosa es aprender lo básico de una herramienta que aprender a manejarla por completo.

Tendrás que convencer, animar y educar a tu equipo para que usen Asana correctamente. Nosotros hemos comprobado que Asana es muy intuitivo y que la incorporación fue relativamente fácil para personas con aptitudes muy dispares.

Diseño del interfaz

El diseño de Asana es sencillo y limpio, sin colores estridentes o animaciones demasiado llamativas. En este aspecto consiguen que el trabajo con su interfaz sea bastante relajado.

Esta puede ser una buena razón para el éxito de Asana. Ser capaz de trabajar en un proyecto complejo sin que la herramienta de gestión resulte abrumadora es difícil de conseguir. Si tantos usuarios la están usando es sin duda porque lo han conseguido.

La facilidad de acceso a la información de una tarea con un solo clic, en cualquier vista o formato de visualización, es algo que facilita mucho el trabajo de un gestor de proyectos a la hora de reorganizar objetivos, reasignar tareas y reprogramar plazos.

Muchas integraciones con aplicaciones externas

En algún momento vas a necesitar conectar Asana con alguna otra de las aplicaciones que usas para trabajar. Puedes estar seguro que Asana está preparado para ello.

Podrás integrar las herramientas más populares de Microsoft, Adobe y Google. Asana también se integra con la mayoría de las herramientas de marketing más populares, como MailChimp, Hubspot o Workflows. También es compatible con Google Drive, Dropbox, OneDrive y otros servicios de almacenamiento en la nube.

También se integra con otras aplicaciones de gestión de proyectos como Trello, Jira o Zoho, etc. por si algún miembro del equipo se niega a usar Asana.

Una de las integraciones más usada es la integración con la aplicación de chat Slack. Si pones las dos herramientas a trabajar juntas podrás replicar la conversación de un proyecto en un canal de Slack.

Las plantillas de Asana

Una característica avanzada y que es casi única de Asana son sus plantillas. Estas plantillas se encargan de organizar una tarea compleja para que tengas un flujo de trabajo ya configurado.

Parece algo difícil de entender pero como ejemplo podrás encontrar:

  • Calendario editorial
  • Planificación de evento
  • Diseño web
  • Procesos y plan de ventas
  • Seguimiento de clientes

Es decir, la herramienta se encarga de configurarse a medida de tus necesidades para que no tengas que ser un experto en Asana.

Desventajas de Asana

Algunos usuarios se quejan de que Asana dificulta copiar un proyecto para duplicarle. En estos casos lleva bastante tiempo borrar toda la información del proyecto original y dejarlo preparado para trabajar.

Otros usuarios no les acaba de convencer la interfaz de Asana. Quizás esté pensada para que puedas acceder a cada tarea de forma rápida, pero esto parece no gustar a muchas personas.

Alternativas como Trello usan el sistema kanban en el que las tareas se reparten en columnas. Lo que muchos usuarios novatos de Asana no saben es que pueden alternar entre la visualización de tablero Kanban, cronograma de Gantt o un formato de calendario. Por lo que es mucho más versátil.

En cualquier caso, quizás tantas opciones de visualización pueden resultar abrumadoras para según qué usuarios.

 

Alternativas a Asana

Nosotros siempre recomendamos hacer una investigación de al menos dos o tres herramientas. Aprender a usar un gestor de proyectos puede llevarte mucho tiempo, más aún si tienes que formar a los miembros de tu equipo.

Por ello una investigación previa es imprescindible. Cada empresa, cada profesional y cada sector es diferente. Es muy posible que Asana se adapte a tu negocio pero puedes echar un vistazo al resto de opciones de gestión de proyectos y tareas que recomendamos:

Asana

Uno de los gestores de proyectos para equipos más populares.

Todoist

Gestor te tareas y proyectos con diseño sencillo y práctico.

Notion

Gestiona documentos y proyectos en equipo con este software minimalista.

ClickUp

Gestor de tareas y documentos para colaborar en equipo

OpenProject

Gestor de proyectos de código libre alternativa a Trello o Asana

Trello

Gestión de proyectos y colaboración de equipo
Gracias por compartir