Era lunes por la mañana cuando María, fundadora de una pequeña agencia de marketing, se dio cuenta de que había olvidado entregar días atrás un informe a su cliente más importante.
Entre correos perdidos, archivos dispersos en diferentes carpetas y conversaciones de WhatsApp imposibles de rastrear, su equipo estaba al borde del caos. «Debe haber una forma mejor de gestionar todo esto».
Sonó el teléfono.
Era su cliente explicando que cancelaba el contrato con María por su falta de profesionalidad.
¿Te has visto reflejado en esta historia?
Por muchas horas que le dediques a tu negocio, llegará el momento que te sobrepase. La única forma de escalar tu empresa es apoyándote en sistemas de trabajo y la tecnología adecuada.
Hoy te muestro Asana, uno de los gestores de proyectos y tareas más populares. Hemos analizado sus características más importantes, así como sus ventajas y desventajas.
¿Qué es Asana?
Asana es una plataforma de gestión de proyectos y trabajo en equipo basada en la nube.
Está diseñada para ayudar a equipos a organizar, hacer seguimiento y gestionar tareas y proyectos.
La plataforma permite a los usuarios crear proyectos, asignar tareas, establecer fechas límite, comunicarse con el equipo, adjuntar archivos y seguir el progreso del proyecto a través de diferentes vistas como listas, tableros Kanban, cronogramas y calendarios.
¿Por qué necesitas un gestor de proyectos como Asana?
Asana está diseñada para que necesites el mínimo tiempo posible para saber en qué estado se encuentra un proyecto. Han hecho un gran trabajo en el diseño de su interfaz para hacer las cosas fáciles. Sin embargo, nos gusta destacar los problemas que vas a evitar si usas un gestor de proyectos visual como Asana:
- Ningún miembro del equipo podrá ignorar una tarea asignada a él. Asana se encarga de mantenerle al tanto.
- Podrás calcular mejor cuánto tiempo vas a tardar en hacer un proyecto. Tendrás una imagen más clara de qué tareas son necesarias para avanzar.
- Sabrás si calculaste bien el presupuesto del proyecto. Puedes medir las horas de cada tarea con una herramienta de time tracking que se integre con Asana.
- Tendrás todos los documentos, archivos y conversaciones en un mismo lugar.
- Podrás evitar el uso intensivo del email para gestionar tareas.
- Nadie accederá a información y datos no autorizados. Podrás configurar el nivel de acceso de cada usuario.
Centralización de la información. Es uno de los mayores beneficios de Asana. Cuando la comunicación de un proyecto está dispersa en emails, mensajes de texto, notas de reuniones y documentos compartidos, se producen malentendidos y se pierde información crucial. Asana resuelve este problema al mantener toda la información relevante conectada a las tareas correspondientes.
Mayor control. Una vez que un proyecto está configurado y las tareas delegadas, conocer la etapa actual de una tarea y su proximidad a la finalización, ayuda a mantener el control del proyecto, tomar decisiones urgentes y reducir el estrés.
Ventajas de Asana
Primero, veamos los pros y ventajas de usar Asana punto por punto.
Fácil y rápido de aprender.
El equipo de Asana ha hecho un gran trabajo diseñando y mejorando su producto para que sea fácil de usar. Incluso un usuario con pocas habilidades técnicas puede hacerse con él.
Sin embargo, aprender a manejar una herramienta por completo es diferente de aprender lo básico.
Tendrás que convencer, animar y educar a tu equipo para que usen Asana correctamente. Hemos comprobado que Asana es muy intuitivo y que la incorporación fue relativamente fácil para personas con aptitudes muy dispares.
Diseño de la interfaz
El diseño de Asana es sencillo y limpio, sin colores estridentes o animaciones llamativas. Esto hace que trabajar con su interfaz sea relajado.
Esta es la razón del éxito de Asana. Trabajar en un proyecto complejo sin que la herramienta de gestión sea abrumadora es difícil. Si tantos usuarios la usan, es porque lo han conseguido.
El acceso a la información de una tarea con un clic, en cualquier vista o formato de visualización, facilita mucho el trabajo de un gestor de proyectos a la hora de reorganizar objetivos, reasignar tareas y reprogramar plazos.
Diversidad de vistas para diferentes necesidades
Asana ofrece múltiples formas de visualizar el mismo proyecto:
- Vista de lista: Ideal para ver todas las tareas de forma lineal y ordenada
- Vista de tablero (Kanban): Perfecta para visualizar el estado de las tareas (pendiente, en progreso, finalizado)
- Vista de calendario: Excelente para planificar con base en fechas y plazos
- Vista de cronograma (Gantt): Disponible en planes de pago, permite visualizar dependencias entre tareas y la línea temporal del proyecto
- Vista de formularios: Permite recopilar solicitudes de trabajo de forma estructurada
Esta flexibilidad permite que cada miembro del equipo pueda trabajar con la vista que le resulta más útil.
Muchas integraciones con aplicaciones externas
Pronto necesitarás conectar Asana con otras aplicaciones que usas para trabajar. Puedes estar seguro de que Asana está preparado para ello.
Podrás integrar las herramientas más populares de Microsoft, Adobe y Google. Asana se integra con herramientas de marketing como MailChimp o HubSpot. También es compatible con Google Drive, Dropbox, OneDrive y otros servicios de almacenamiento en la nube.
Entre las integraciones más útiles de Asana destacan:
- Slack: Para comunicación en tiempo real
- Google Workspace: Integración con Gmail, Google Calendar y Drive
- Microsoft Teams y Office 365: Para usuarios del ecosistema Microsoft
- Zoom: Para agendar y gestionar reuniones
- Harvest: Para seguimiento del tiempo
- GitHub y GitLab: Para equipos de desarrollo
- Figma y Adobe Creative Cloud: Para equipos de diseño
- Salesforce: Para equipos de ventas
- Zapier: Para crear automatizaciones personalizadas con más de 3,000 aplicaciones
Estas integraciones permiten centralizar el trabajo sin cambiar entre diferentes plataformas.
También se integra con otras aplicaciones de gestión de proyectos como Trello, Jira o Zoho, por si algún miembro del equipo se niega a usar Asana.
Una de las integraciones más usadas es la integración con la aplicación de chat Slack. Si pones las dos herramientas a trabajar juntas, podrás replicar la conversación de un proyecto en un canal de Slack.
Las plantillas de Asana
Una característica avanzada y casi única de Asana son sus plantillas. Estas plantillas se encargan de organizar una tarea compleja para que tengas un flujo de trabajo ya configurado.
Algunas de las plantillas disponibles:
- Calendario editorial
- Planificación de evento
- Diseño web
- Procesos y plan de ventas
- Seguimiento de clientes
La herramienta se configura según tus necesidades para que no tengas que ser un experto en Asana.
Automatizaciones para ahorrar tiempo
Una de las principales ventajas de Asana (especialmente en planes de pago) es su capacidad para automatizar flujos de trabajo repetitivos. Esto incluye:
- Cambios automáticos de estado de tareas según acciones específicas
- Asignación automática de tareas según reglas predefinidas
- Envío de notificaciones personalizadas a los miembros del equipo
- Creación de tareas recurrentes para trabajos periódicos
- Movimiento automático de tareas entre secciones cuando cambian de estado
Estas automatizaciones pueden ahorrar horas de trabajo manual cada semana, especialmente en equipos grandes o con procesos bien definidos.
Desventajas de Asana
A pesar de sus numerosas ventajas, Asana presenta algunas limitaciones importantes que debes considerar antes de implementarla en tu equipo u organización:
Limitaciones en la versión gratuita
Aunque Asana ofrece un plan gratuito generoso, muchas funcionalidades clave están disponibles solo en los planes de pago:
- Los diagramas de Gantt (vista Timeline) solo están disponibles en planes Premium o superiores
- Las automatizaciones avanzadas requieren plan Business o superior
- La creación de formularios personalizados es limitada en el plan gratuito
- La versión gratuita no permite crear campos personalizados ilimitados
- El soporte al cliente es limitado para usuarios del plan gratuito
Asana te permite duplicar un proyecto, pero solo la versión de pago tiene la función de crear plantilla.
Curva de aprendizaje para funciones avanzadas
La interfaz básica es intuitiva, dominar las funciones más avanzadas de Asana requiere tiempo y formación:
- La gestión de permisos y roles puede resultar compleja
- La configuración de reglas de automatización requiere comprensión de lógica condicional
- Aprovechar al máximo las funciones de dependencias entre tareas necesita planificación cuidadosa
- La personalización de campos y vistas avanzadas puede resultar abrumadora para nuevos usuarios
Otros usuarios no les acaba de convencer la interfaz de Asana. Está pensada para que puedas acceder a cada tarea de forma rápida, pero a muchas personas no les gusta.
Sobrecarga de notificaciones
Un problema común reportado por usuarios de Asana es la cantidad de notificaciones que genera el sistema. Cuando trabajas con equipos grandes o en múltiples proyectos, te ves inundado por alertas y actualizaciones. Aunque es posible personalizar las notificaciones, encontrar el equilibrio adecuado puede ser difícil para nuevos usuarios.
Alternativas como Trello usan el sistema Kanban (vista de tablero) en el que las tareas se reparten en columnas. Lo que muchos usuarios novatos de Asana no saben es que pueden alternar entre la visualización de tablero Kanban, cronograma de Gantt (en la versión de pago) o un formato de calendario. Por lo que es mucho más versátil.
Quizás para algunos usuarios tantas opciones de visualización resulten abrumadoras.
Asana vs Trello
Nosotros somos grandes defensores de Trello por su simplicidad, pero hay que reconocer que usar Asana tiene más ventajas.
Para empezar vas a poder subir archivos más grandes en la versión gratuita:
- Trello te permite un máximo de 25 MB por archivo
- Asana te permite hasta 100 MB por archivo
Tanto Trello como Asana te dan la posibilidad de crear equipos y proyectos ilimitados en la versión gratuita.
Pero las limitaciones de personas y proyectos son las siguientes:
- Trello no tiene límite de personas que puedes añadir a un equipo. Pero cada equipo está limitado a 10 proyectos.
- Asana tiene un límite de 15 personas por equipo. Pero no tienes límite de proyectos por equipo.
En resumen:
- Equipo muy grande sin necesidad de subir archivos pesados: Trello
- Equipo de 15 personas o menos: Asana
Ventajas
- Plan gratuito más que suficiente para empezar
- Plantillas que pueden ayudarte a ahorrar tiempo y también como inspiración para organizar tareas
- Uso muy extendido en empresas de todo el mundo
Desventajas
- No detectamos ninguna desventaja importante. En este tipo de herramientas lo mejor es probar y decidir si se adapta a tus necesidades.
Casos de uso: ¿Cuándo usar Asana?
Asana es útil en los siguientes escenarios:
Agencias de marketing y publicidad
Ideal para coordinar campañas, gestionar calendarios editoriales y organizar el trabajo creativo entre departamentos.
Equipos de desarrollo de software
Aunque no es tan específica como Jira, Asana puede ser excelente para equipos de desarrollo que necesitan una herramienta versátil y fácil de usar, especialmente con departamentos no técnicos.
Departamentos de recursos humanos
Ideal para gestionar procesos de contratación, incorporación de empleados y otros procesos de RRHH que requieren seguimiento detallado.
Gestión de eventos
La estructura de tareas y subtareas es ideal para planificar eventos, desde pequeñas reuniones hasta grandes conferencias.
Startups y pequeñas empresas
Su versatilidad la hace perfecta para equipos que necesitan gestionar diferentes tipos de proyectos con una sola herramienta.
Consejos para implementar Asana en tu equipo
Si has decidido utilizar Asana, aquí hay algunos consejos para una implementación exitosa:
- Comienza con un proyecto piloto: No intentes migrar todo tu trabajo a Asana de inmediato. Empieza con un proyecto específico y un equipo pequeño.
- Designa embajadores de Asana: Identifica a los miembros del equipo más entusiastas y capacítalos para que puedan ayudar a otros.
- Establece convenciones claras: Define cómo se nombrarán los proyectos, qué campos personalizados se utilizarán y cómo se organizará el trabajo.
- Aprovecha las plantillas: No reinventes la rueda. Utiliza las plantillas que ofrece Asana para proyectos comunes.
- Programa sesiones de formación regulares: Organiza talleres cortos para explorar funcionalidades específicas y resolver dudas.
- Integra Asana con tus herramientas existentes: Utiliza las integraciones para minimizar la resistencia al cambio.
- Revisa y ajusta periódicamente: Después de varias semanas de uso, revisa qué está funcionando y qué necesita ajustes.
Conclusión: ¿Es Asana la herramienta adecuada para ti?
Asana es una plataforma robusta y potente de gestión de proyectos.
Sin embargo, no es la herramienta perfecta para todos. Equipos muy pequeños podrían encontrar Trello más sencillo, mientras que equipos que no tengan un flujo de trabajo muy estricto pueden usar ClickUp.
La clave está en evaluar las necesidades específicas de tu equipo, el tipo de tareas que gestionáis, presupuesto y tiempo para aprender a manejar un software de gestión de proyectos.
Afortunadamente, la versión gratuita de Asana es lo suficientemente completa como para permitirte probar la plataforma antes de comprometerte con un plan de pago.
