Trello es quizás la herramienta más conocida para organizar proyectos y tareas. Pero ¿Por qué tiene tanto éxito?
En posts anteriores hemos hablado de herramientas similares como Asana para organización proyectos. Sin embargo, Trello sigue siendo la favorita en el ámbito de la pequeña empresa y emprendedores.
En este post te explicamos qué es Trello, sus ventajas y desventajas y algunos ejemplos de uso. Así entenderás su éxito y muy probablemente acabes usándola.
Trello es una herramienta de gestión de proyectos y tareas que se basa en el uso de tableros, listas y tarjetas:
En el mundo real tendría un aspecto como este:
Con el uso de estos tableros, listas y tarjetas puedes organizar casi cualquier cosa. Desde una simple lista de la compra hasta un proyecto donde colaboren varios profesionales.
En ocasiones, una pizarra en la oficina es la mejor solución, pero con Trello tendrás las siguientes ventajas.
Accesibilidad: Obviamente, Trello está disponible para trabajar con equipos en remoto, lo que significa que puedes acceder a tu tablero desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto es especialmente útil si tienes que trabajar desde casa o si necesitas acceder a tu tablero fuera de la oficina.
Colaboración: Trello tiene características de colaboración como comentarios y asignación de tareas, que facilitan la comunicación y el trabajo en equipo. Esto es especialmente útil si trabajas en un equipo distribuido. Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer.
Historial y seguimiento: Trello mantiene un historial de todas las acciones realizadas en el tablero, incluyendo el movimiento de tarjetas de una lista a otra y los comentarios añadidos. Esto permite un seguimiento más fácil de lo que ha ocurrido y de quién ha hecho qué.
Personalización: Trello te permite personalizar tus tableros y tarjetas de acuerdo a tus necesidades y preferencias. Por ejemplo, puedes añadir etiquetas con colores, pegatinas y filtros para organizar tus tarjetas de manera más eficiente.
Si utilizar Trello para organizar proyectos, las tarjetas son el espacio donde guardas la información de cada tarea.
Son como un post-it al que puedes incluir funciones avanzadas como:
Muchas empresas prefieren usar una hoja de cálculo online como Google Sheets.
Si bien para algunos proyectos esto puede ser una buena idea, las ventajas de usar Trello son evidentes:
Trello es más visual: las tarjetas y los tableros de Trello permiten una representación gráfica de las tareas y proyectos, lo que permite saber de un vistazo cómo va el proyecto.
Trello es más colaborativo: Trello tiene características de colaboración integradas, como comentarios y asignación de tareas, que facilitan la comunicación y el trabajo en equipo. Google Sheets también tiene algunas características de colaboración, pero no son tan robustas como las de Trello.
Trello es más fácil de usar: Trello es muy intuitivo y fácil de usar, incluso para aquellos que no tienen experiencia previa con las herramientas de gestión de proyectos. Google Sheets puede ser un poco más complicado de usar, especialmente para aquellos que no tienen conocimientos de hojas de cálculo.
Dicho esto, Google Sheets también tiene algunas ventajas respecto a Trello.
Quizás estés pensando que esta herramienta solo está pensada para expertos en tecnología y programadores. Nada más lejos de la realidad.
Algunos ejemplos de empresas y sectores que usan Trello son los siguientes:
Diseñadores gráficos y creativos: Trello puede ser útil para organizar y seguir el progreso de proyectos creativos, como campañas de publicidad o diseños de marcas.
Gerentes de proyectos: Trello puede ser una herramienta útil para planificar y seguir el progreso de proyectos en el trabajo, como el lanzamiento de un nuevo producto.
Profesionales de la salud: Trello puede ser útil para organizar y seguir el progreso de pacientes en una clínica.
Profesionales de la educación: Trello puede ser útil para planificar y seguir el progreso de proyectos educativos, como la creación de un plan de estudios.
Algunas empresas reales que han utilizado Trello incluyen:
Google: La empresa de tecnología ha utilizado Trello para coordinar proyectos y tareas internas.
National Geographic: La empresa de medios ha utilizado Trello para organizar y planificar proyectos de fotografía y publicaciones.
Zappos: La tienda online de calzado ha utilizado Trello para organizar y seguir el progreso de proyectos de marketing y diseño.
En este blog damos muchos consejos para empezar como redactor freelance.
Trello puede ser una excelente aplicación para organizarte tanto si trabajas solo como si lo haces en equipo.
Si te enfrentas a un proyecto grande y quieres organizar un plan de contenidos con Trello, puedes hacerlo así:
También nos gusta en este blog dar consejos para diseñadores y desarrolladores web.
Un ejemplo para usar Trello en la organización de un proyecto web sería el siguiente:
Aunque consideramos que Trello es una herramienta fantástica para casi cualquier proyecto, algunos usuarios no piensan lo mismo.
Algunas de las quejas o desventajas más comunes que pueden tener los usuarios de Trello incluyen:
Limitaciones de la versión gratuita: La versión gratuita de Trello tiene algunas limitaciones, como el número de tableros que se pueden crear y el tamaño de los archivos adjuntos. Esto puede ser frustrante para algunos usuarios que necesiten más recursos o características avanzadas.
Vistas: La visualización de las tarjetas en formato calendario o diagrama de Gantt solo está disponible en la versión de pago.
Límites en la integración con otras herramientas: Aunque Trello ofrece integraciones con otras herramientas, algunos usuarios pueden encontrar que estas integraciones tienen limitaciones o no funcionan como esperan.
Interfaz de usuario no tan intuitiva: Algunos usuarios pueden encontrar que la interfaz de usuario de Trello no es tan intuitiva o fácil de usar como otras herramientas de gestión de tareas mucho más simples.
Problemas de rendimiento: En ocasiones, algunos usuarios pueden experimentar problemas de rendimiento, como lentitud o errores, al utilizar Trello. Aunque esto ocurre de manera muy excepcional.
Falta de características avanzadas: Aunque Trello ofrece muchas características útiles, algunos usuarios pueden sentir que le faltan características avanzadas, como la posibilidad de crear tablas o gráficos.
No todo es gestión de proyectos. Si eres una empresa o emprendedor puedes usar Trello para muchas otras cosas:
Base de conocimiento: Puedes usar un tablero para guardar todas las preguntas frecuentes o posibles soluciones a las tareas más frecuentes de tu empresa.
Gestión de inventario: Trello puede ser útil para organizar y seguir el inventario de una empresa. Puedes crear tarjetas para cada producto del inventario, y utilizar listas y etiquetas para clasificar y organizar tu stock de manera más eficiente.
Gestión de clientes y CRM: Trello puede ser útil para organizar y seguir el progreso de ventas y gestión de clientes. Puedes crear un tablero con listas como «Pendiente de contactar», «Solicita presupuesto», «Pendiente de cerrar», etc.
Gestión de eventos: Trello puede ser útil para organizar y seguir el progreso de eventos. Puedes crear un tablero y añadir tarjetas para cada tarea o elemento del evento.
Gestión de recursos humanos: Trello puede ser útil para organizar y seguir el progreso de procesos de recursos humanos, como contrataciones o formación de empleados.
