Trello, qué es, ventajas y desventajas

Qué es Trello

Trello es una herramienta de gestión de proyectos y tareas que se basa en el uso de tableros, listas y tarjetas:

• Piensa en Trello como un conjunto de pizarras (tableros)
• Cada pizarra está dividida en columnas (listas)
• Las columnas contienen post-it (tarjetas)

En el mundo real tendría un aspecto como este:

Con el uso de estos tableros, listas y tarjetas puedes organizar casi cualquier cosa. Desde una simple lista de la compra hasta un proyecto donde colaboren varios profesionales.

Entonces, ¿por qué Trello es mejor que usar una pizarra con post-it?

En ocasiones, una pizarra en la oficina es la mejor solución, pero con Trello tendrás las siguientes ventajas.

Accesibilidad: Obviamente, Trello está disponible para trabajar con equipos en remoto, lo que significa que puedes acceder a tu tablero desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto es especialmente útil si tienes que trabajar desde casa o si necesitas acceder a tu tablero fuera de la oficina.

Colaboración: Trello tiene características de colaboración como comentarios y asignación de tareas, que facilitan la comunicación y el trabajo en equipo. Esto es especialmente útil si trabajas en un equipo distribuido. Todo el mundo sabe lo que tiene que hacer.

Historial y seguimiento: Trello mantiene un historial de todas las acciones realizadas en el tablero, incluyendo el movimiento de tarjetas de una lista a otra y los comentarios añadidos. Esto permite un seguimiento más fácil de lo que ha ocurrido y de quién ha hecho qué.

Personalización: Trello te permite personalizar tus tableros y tarjetas de acuerdo a tus necesidades y preferencias. Por ejemplo, puedes añadir etiquetas con colores, pegatinas y filtros para organizar tus tarjetas de manera más eficiente.

Reducción de carga cognitiva: Según el Dr. David Allen, creador de la metodología GTD (Getting Things Done), nuestro cerebro no está diseñado para almacenar información, sino para procesar ideas. Trello funciona como un «segundo cerebro», reduciendo la sobrecarga cognitiva.

Qué son las tarjetas de Trello

Si utilizar Trello para organizar proyectos, las tarjetas son el espacio donde guardas la información de cada tarea.

Son como un post-it al que puedes incluir funciones avanzadas como:

• Una descripción incluyendo enlaces, encabezados y listas
• Checklist con micro-tareas o pasos a seguir
• Archivos adjuntos como fotos, documentos
• Fecha para determinar cuando debe hacerse la tarea
• Personas asignadas

Qué ventajas tiene Trello frente a Google Sheets

Muchas empresas prefieren usar una hoja de cálculo online como Google Sheets.

Si bien para algunos proyectos esto puede ser una buena idea, las ventajas de usar Trello son evidentes:

Trello es más visual: las tarjetas y los tableros de Trello permiten una representación gráfica de las tareas y proyectos, lo que permite saber de un vistazo cómo va el proyecto.

Trello es más colaborativo: Trello tiene características de colaboración integradas, como comentarios y asignación de tareas, que facilitan la comunicación y el trabajo en equipo. Google Sheets también tiene algunas características de colaboración, pero no son tan robustas como las de Trello.

Trello es más fácil de usar: Trello es muy intuitivo y fácil de usar, incluso para aquellos que no tienen experiencia previa con las herramientas de gestión de proyectos. Google Sheets puede ser un poco más complicado de usar, especialmente para aquellos que no tienen conocimientos de hojas de cálculo.

Algunas desventajas frente a Google Sheets

Dicho esto, Google Sheets también tiene algunas ventajas respecto a Trello.

• Es más potente para el análisis de datos, y es más adecuado para trabajar con grandes cantidades de información numérica (precios, beneficios, gastos).
• Además, Google Sheets es parte de la suite de productividad de Google, lo que significa que se integra bien con otras herramientas como Google Docs y Google Calendar.
• Google Sheets además te permite crear tableros o dashboards de datos usando Looker Studio, anteriormente Google Data Studio

Para quién está pensado Trello

Quizás estés pensando que esta herramienta solo está pensada para expertos en tecnología y programadores. Nada más lejos de la realidad.

Algunos ejemplos de empresas y sectores que usan Trello son los siguientes:

Diseñadores gráficos y creativos: Trello puede ser útil para organizar y seguir el progreso de proyectos creativos, como campañas de publicidad o diseños de marcas.

Gerentes de proyectos: Trello puede ser una herramienta útil para planificar y seguir el progreso de proyectos en el trabajo, como el lanzamiento de un nuevo producto.

Profesionales de la salud: Trello puede ser útil para organizar y seguir el progreso de pacientes en una clínica.

Profesionales de la educación: Trello puede ser útil para planificar y seguir el progreso de proyectos educativos, como la creación de un plan de estudios.

Algunas empresas reales que han utilizado Trello incluyen:

Google: La empresa de tecnología ha utilizado Trello para coordinar proyectos y tareas internas.

National Geographic: La empresa de medios ha utilizado Trello para organizar y planificar proyectos de fotografía y publicaciones.

Zappos: La tienda online de calzado ha utilizado Trello para organizar y seguir el progreso de proyectos de marketing y diseño.

Cómo se puede usar Trello para organizar un plan de contenidos

Trello puede ser una excelente aplicación para organizarte tanto si trabajas solo como si lo haces en equipo.

Si te enfrentas a un proyecto grande y quieres organizar un plan de contenidos con Trello, puedes hacerlo así:

1. Crea un tablero y añade listas para cada etapa del proceso de creación de contenidos. Por ejemplo, podrías tener listas para «Ideas», «En proceso», «Revisión» y «Publicado».
2. Añade tarjetas a cada lista para representar cada pieza de contenido. Las tarjetas pueden incluir un título descriptivo, una descripción detallada del contenido y cualquier otra información relevante, como la fecha de publicación o el autor.
3. Asigna tarjetas a los miembros del equipo responsables de cada pieza de contenido (redactores, diseñadores, expertos en SEO). También puedes añadir etiquetas o filtros para organizar tus tarjetas de manera más eficiente.
4. Utiliza los comentarios y las etiquetas para seguir el progreso y las discusiones sobre cada pieza de contenido. Puedes utilizar los comentarios para dejar notas o hacer preguntas.
5. Puedes usar las etiquetas para separar los temas o los canales donde se publicará el contenido (blog, redes sociales, plataforma de vídeo).
6. Utiliza integraciones con otras herramientas para automatizar tareas y ahorrar tiempo. Por ejemplo, puedes configurar una integración para que cada vez que se mueva una tarjeta a la lista «Publicado», se envíe una notificación a tu equipo de marketing.

Cómo usar Trello para diseño web

También nos gusta en este blog dar consejos para diseñadores y desarrolladores web.

Un ejemplo para usar Trello en la organización de un proyecto web sería el siguiente:

1. Crea un tablero y añade listas para cada etapa del proceso de diseño y desarrollo. Por ejemplo, podrías tener listas para «Prototipado», «Maquetación», «Desarrollo», «Pruebas» y «Lanzamiento».
2. Añade tarjetas a cada lista para representar cada tarea o elemento de la página web. Las tarjetas pueden incluir un título descriptivo, una descripción detallada de la tarea y cualquier otra información relevante, como el plazo o el encargado de la tarea.
3. Asigna tarjetas a los miembros del equipo responsables de cada tarea. También puedes añadir etiquetas o filtros para organizar tus tarjetas de manera más eficiente.
4. Utiliza los comentarios y las etiquetas para seguir el progreso y las discusiones sobre cada tarea. Puedes utilizar los comentarios para dejar notas o hacer preguntas.
5. Añade adjuntos a las tarjetas para incluir archivos o imágenes relevantes. Por ejemplo, puedes adjuntar enlaces a los diseños de Figma.
6. Utiliza integraciones con otras herramientas, como Slack. Por ejemplo, puedes enviar una notificación a un canal de Slack cuando una tarjeta se mueva a la lista de «Pruebas». Aquí te explicamos cómo funciona Slack y sus canales.

Desventajas de Trello

Aunque consideramos que Trello es una herramienta fantástica para casi cualquier proyecto, algunos usuarios no piensan lo mismo.

Algunas de las quejas o desventajas más comunes que pueden tener los usuarios de Trello incluyen:

Limitaciones de la versión gratuita: La versión gratuita de Trello tiene algunas limitaciones, como el número de tableros que se pueden crear y el tamaño de los archivos adjuntos. Esto puede ser frustrante para algunos usuarios que necesiten más recursos o características avanzadas.

Vistas: La visualización de las tarjetas en formato calendario o diagrama de Gantt solo está disponible en la versión de pago.

Límites en la integración con otras herramientas: Aunque Trello ofrece integraciones con otras herramientas, algunos usuarios pueden encontrar que estas integraciones tienen limitaciones o no funcionan como esperan.

Interfaz de usuario no tan intuitiva: Algunos usuarios pueden encontrar que la interfaz de usuario de Trello no es tan intuitiva o fácil de usar como otras herramientas de gestión de tareas mucho más simples.

Problemas de rendimiento: En ocasiones, algunos usuarios pueden experimentar problemas de rendimiento, como lentitud o errores, al utilizar Trello. Aunque esto ocurre de manera muy excepcional.

Falta de características avanzadas: Aunque Trello ofrece muchas características útiles, algunos usuarios pueden sentir que le faltan características avanzadas, como la posibilidad de crear tablas o gráficos.