Invoice Ninja es un software gratuito y open source para crear presupuestos y facturas.
Llevo más de 3 años usándolo y me sorprende que casi nadie conozca esta joya.
Así que en este post te voy a enseñar sus características, ventajas y desventajas.
Características de Invoice Ninja
Antes de ver las distintas funciones que puedes hacer con Invoice Ninja debes conocer que existen dos versiones disponibles:
- Versión gratuita autoinstalable. Invoice Ninja dispone de una versión que puedes instalar en tu propio servidor y con la que puedes crear facturas y clientes sin límite. En este caso no tendrías soporte técnico.
- Versión cloud. Para usar esta versión solo debes registrarte en Invoice Ninja y empezar a facturar. Dispone tanto de plan gratuito como de pago.
Creación de facturas
Esta es la función principal de este software. Podrás tener un registro de tus productos y clientes. Personalizar y generar facturas. Descargarlas en formato PDF o enviarlas de forma automática por email a tu cliente.
Pago online
Puedes configurar pasarelas de pago como PayPal y Stripe para que tu cliente te pague cuanto antes. Al visualizar la factura, tu cliente verá un botón para realizar el pago.
Facturas recurrentes
Si tienes un negocio con cobros recurrentes, Invoice Ninja puede ahorrarte mucho tiempo. Puedes configurar que se generen de mensual, trimestral, anual u otras configuraciones.
Presupuestos o cotizaciones
Por su puesto también puedes crear presupuestos y convertirlos en facturas una vez el cliente los acepte. Aquí se echa en falta más opciones de personalización.
Tareas y proyectos
Dispones de la opción de gestionar tareas y proyectos. Aunque esta característica es bastante básica, puede ser suficiente para equipos pequeños. En caso contrario puedes necesitar aplicaciones como Trello o Asana que ya hemos visto en este blog.
Otras funciones
Otras funciones que están incluidas y pueden ayudarte a gestionar mejor tu negocio son las siguientes:
- Registro de gastos puntuales y gastos recurrentes de tu empresa
- Registro de proveedores y facturas de compra
- Métricas de la empresa como productos más vendidos, clientes más rentables, etc.
Ventajas
- Funcionamiento ultra rápido tanto con la interfaz web como con las aplicaciones de móvil y escritorio
- Todo lo necesario para crear productos, clientes, presupuestos y facturas de forma fácil
Desventajas
- No hay integración con pasarelas de pago propias de España y Latinoamérica
- No hay integración con cuentas de banco
- Las funciones de gestión de tareas y proyectos son bastante limitadas
Conclusión. ¿Para quién es adecuado Invoice Ninja?
Invoice Ninja está pensado para trabajadores autónomos, freelance y equipos pequeños. En especial para aquellos con las siguientes características:
- Necesitas facilitar a tus clientes el pago online a través de pasarela. Si necesitas trabajar con cobros a través de banco tendrás que hacerlo de forma manual o bien usar el plan enterprise de la versión cloud.
- Necesitas generar facturas recurrentes como en negocios de alquiler, sitios web de membresía, empresas de hosting, agencias de marketing, etc.
- Puede ser muy útil también para generar facturas para tiendas online, ya que tiene muchas opciones de integración y automatización.
Preguntas frecuentes
Sí, puedes añadir tu logotipo, cambiar tipografía y colores. También puedes añadir, eliminar y reordenar campos personalizados y los datos del vendedor y comprador.
Sí, puedes añadir impuestos positivos como el IVA, impuestos negativos como el IRPF y usar los que necesites en cada factura.
Sí, puedes integrar Invoice Ninja con aplicaciones externas usando herramientas como Zapier, Make o n8n
No hay limitaciones en la versión open source. En la versión cloud gratuita tienes una limitación de 20 clientes.
Invoice Ninja ofrece opciones de seguimiento de pagos, como notificaciones automáticas cuando una factura es vista o pagada por el cliente.
Sí, puedes usar cualquier moneda. Invoice Ninja está traducido a varios idiomas incluyendo el español aunque es posible que falte parte de la traducción en algunas secciones.
Sí, tienes aplicaciones móviles ultra rápidas para Android y iPhone. También tienes aplicaciones para escritorio para sistemas Windows, Linux y Apple.
