Herramientas para trabajo en equipo Remoto y presencial

Herramientas para trabajo en equipo. Remoto y presencial

La contratación de trabajadores en remoto puede parecer todo un reto. Es cierto que tienes a tu disposición un mayor número de opciones, pero también debes ocuparte de cómo mantener al personal en sus tareas, trabajando con eficiencia, con las mínimas distracciones y comunicándose de manera ágil. La gestión de equipos remotos requiere una mentalidad y un conjunto de herramientas que en algunos casos difieren a los de una oficina física.

Por suerte, la nube está ayudando a romper las barreras que se interponen entre los trabajadores remotos y el resto de sus equipos. En el pasado, los equipos remotos se gestionaban a través de una gran cantidad de correo electrónico, y hacer un seguimiento de todo el equipo y de su productividad podía ser una pesadilla. Ahora las cosas han evolucionado, y todas las herramientas que necesitas para dirigir una oficina virtual están al alcance de tu mano.

Herramientas de comunicación

Una comunicación regular es clave cuando el equipo está trabajando en remoto. Elegir una aplicación para hacer reuniones virtuales o chatear puede ser difícil con toda la oferta actual.

Existen varias aplicaciones basadas en la nube para que los trabajadores remotos tengan una sensación de oficina real. Además, los chats de todo el mundo se archivan en la nube por si hay que buscar algo más tarde.

Estas apps funcionan esencialmente como salas de chat con algunas funcionalidades adicionales.

Por lo general, los trabajadores se conectan y saludan a sus compañeros cuando empiezan a trabajar, mantienen a todo el equipo al corriente de lo que hacen y cierran la sesión cuando terminan.

La aplicación más popular para este propósito es Slack. La versión básica es gratuita, mantiene un archivo de los últimos 10.000 mensajes e incluye 10 integraciones como Google Drive y Office 365 para que el flujo de trabajo sea más rápido y ordenado.

También han añadido la función de llamada en grupo y videollamada por lo que usando Slack puedes prescindir de otras aplicaciones como Zoom, Google Meet y demás.

Otra de las características que más gusta de Slack es que permite ordenar las conversaciones en canales. Esto lo hace superior a un chat en WhatsApp o Telegram donde toda la información se acumula en el mismo espacio.

Así puedes crear un canal para cada proyecto, cliente, departamento o la división que tu prefieras, manteniendo la información separada.

Slack

Comunícate con tu equipo de forma organizada y recibe información desde otras aplicaciones.

Zoom

La aplicación de videollamadas y reuniones más popular

Google Meet

Videollamadas gratuitas en grupo sin límite de tiempo

Gestión de proyectos y tareas

Las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube permiten delegar tareas a los miembros del equipo y supervisar el progreso. La interfaz principal de estas aplicaciones suele organizarse de diferentes formas:

  • Modelo Kanban. Donde las tareas se organizan en diferentes columnas y van avanzando hacia la derecha según cambian de estado (en espera, desarrollo, revisión, finalizado, etc.)
  • Visión en calendario. En este caso podemos tener una vista de la semana o el mes y las tareas programadas.
  • Visión tipo Gantt o cronograma que permite ver qué tareas se deben finalizar antes para dar paso a otras.

Hay una gran cantidad de opciones disponibles en función del método de desarrollo que se prefiera, pero algunos nombres importantes son Asana, ClickUp o Trello.

Puedes ver el análisis que hicimos de Asana junto con sus ventajas y desventajas.

Muchos de estos programas, incluyen canales de comunicación similares a los mencionados anteriormente. A veces, estos vienen en forma de sala de chat, mientras que otras veces son más como un muro de Facebook con estados y comentarios.

Al igual que las aplicaciones de comunicación, las herramientas de gestión de productos basadas en la nube suelen incluir un nivel gratuito. Una vez superado un determinado número de miembros del equipo o de proyectos, el precio se fija por usuario y por mes.

Asana

Uno de los gestores de proyectos para equipos más populares.

ClickUp

Gestor de tareas y documentos para colaborar en equipo

Trello

Gestión de proyectos y colaboración de equipo

Herramientas de colaboración

La capacidad de colaborar en el desarrollo de código, diseños, documentos, las presentaciones y cualquier otra cosa en la que se trabaje será esencial para un equipo en remoto o presencial.

Las herramientas de colaboración varían mucho en función de cada empresa, pero la idea principal es que todas las personas asignadas a una tarea puedan ver en tiempo real el trabajo que han hecho sus compañeros y contribuir de forma ordenada. Esto evita cualquier solapamiento o duplicidad y anima a los compañeros a trabajar juntos.

Para muchos propósitos, las herramientas de colaboración gratuitas son más que suficientes para hacer el trabajo. Google Drive funciona bien para editar la mayoría de los documentos de texto y hojas de cálculo (Google Sheets).

Hoy en día, muchas de las herramientas que se usaban en «modo solitario» ya permiten la colaboración en tiempo real y online. Algunas que nos resultan interesantes son:

  • Figma incorpora la utilidad FigJam que permite hacer esquemas y tomar notas en equipo con una interfaz muy sencilla
  • Herramientas de mapas mentales y diagramas como Whimsical son una buena forma de iniciar un proyecto, aportar ideas en grupo o hacer un brainstorming
  • Si quieres una solución profesional para compartir documentos puedes hacerlo usando tu propio servidor con ownCloud o Nextcloud.

ownCloud

Alternativa a Google Drive para compartir archivos y editar documentos en tu propio servidor.

Nextcloud

Colaboración en equipo con documentos, chats, calendario, contactos y todo alojado en tu servidor.

Whimsical

Diagramas, mapas mentales y otros documentos para trabajar en equipo.

Figma

Completa herramienta de diseño de prototipos, wireframes y otros diseños

Seguridad en remoto

Las herramientas de seguridad son quizás las últimas en las que pensamos pero pueden ser las más importantes.

Gestores de contraseñas

Antes de empezar a crear cuentas en todas las herramientas de tu oficina virtual, ten en cuenta la seguridad. No utilices la misma contraseña para todas tus cuentas de administrador, no vaya a ser que las pirateen todas al mismo tiempo. Para ayudarte a controlar todas esas contraseñas, en lugar de memorizarlas, hazte con un gestor de contraseñas.

Piensa también en personal externo a la empresa, becarios o empleados temporales que no quieres que tengan acceso a las contraseñas. En ese caso, un gestor de contraseñas puede servirte para darles acceso sin que vean las contraseñas. Podrás además quitarles el acceso de forma rápida una vez dejen de trabajar contigo.

LastPass y Dashlane son aplicaciones seguras que te permiten almacenar todas tus contraseñas complejas para cada servicio online, aplicación móvil, red social etc. Cuando quieras iniciar sesión, sólo tendrás que recordar la única contraseña maestra.

Funcionan en múltiples dispositivos y las soluciones de nivel empresarial permiten al administrador principal elegir qué empleados pueden iniciar sesión en qué servicios, todo bajo un único portal.

VPN para trabajo remoto

En nuestro post sobre ventajas y desventajas de usar VPN te explicamos por qué deberías tener una para trabajar en remoto. En resumen, va a impedir que tus contraseñas, datos de clientes o cuentas bancarias queden expuestas cuando te conectas desde cafeterías, aeropuertos, hoteles y demás.

Algunas VPN incluyen también la función de gestor de contraseñas por lo que tendrás dos herramientas en una.

Copias de seguridad

Existen dos tipos de empresa: las que hacen copias de seguridad y las que están a punto de perder todos sus datos.

Con el trabajo en remoto se hace más probable la infección con amenazas del tipo ransomware, capaces de cifrar tus datos y pedir un rescate por ellos. Más dispositivos significa más puertas de entrada para los ciberdelincuentes. El riesgo es mayor cuando se trabaja en entornos poco seguros como domicilios particulares o espacios públicos.

La buena noticia es que los servicios de copias de seguridad son cada vez más económicos y fáciles de usar. Servicios como pCloud o Blackblaze son nuestra recomendación en este caso.

pCloud

Guarda y comparte todos tus archivos en la nube de forma cifrada y segura.

Backblaze

Crea copias de seguridad en la nube de tus datos sin límite de capacidad.

LastPass

Gestor de contraseñas para compartir entre dispositivos y miembros de tu equipo.

Dashlane

Gestor de contraseñas que incluye otras herramientas de seguridad.
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